TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) é uma solução de vendas que permite efetuar transações financeiras de forma eletrônica no momento em que uma compra por cartões de crédito ou débito é realizada.
Por isso, é tão importante para controlar vendas, estoque e financeiro. Agora, imagine poder integrar também os pagamentos com cartão direto no sistema, sem precisar de maquininhas separadas ou digitação manual. É exatamente isso que o TEF oferece quando integrado ao seu ERP.
Neste artigo, você vai entender o que é o TEF, como ele funciona, e por que essa solução pode ser um divisor de águas na gestão do seu negócio.
O que é TEF?
Como dito, TEF é a sigla para Transferência Eletrônica de Fundos, um sistema que permite receber pagamentos por cartão de forma integrada ao seu computador ou sistema de gestão, impactando em mais agilidade, segurança e controle para as suas vendas e transferências.
Ou seja, em vez de usar várias maquininhas separadas, com o TEF você usa um software instalado no computador (ou tablet/celular) conectado a um PinPad, que é uma maquininha especial de cartões.
Entenda como funciona na prática:
- Você passa o cartão do cliente no PinPad, que está ligado ao seu computador;
- O software de TEF registra automaticamente a venda, sem precisar digitar tudo de novo no sistema;
- O pagamento é processado e autorizado ali na hora;
- Os dados da transação (valor, forma de pagamento, bandeira do cartão) já ficam armazenados no sistema de gestão, prontos para conciliação.
Então, o que você precisa para usar um sistema de TEF, basicamente, é:
- Software de TEF: onde serão registradas as informações de compras e armazenados todos os dados relacionados aos valores e formas de pagamento.
- PinPad: a maquininha que faz a leitura do cartão e é conectada aos sistemas para transmitir as informações do TEF.
O uso de TEF é obrigatório?
Isso vai depender do estado onde sua empresa está localizada. Afinal, a obrigatoriedade do TEF varia conforme a legislação de cada estado brasileiro.
No Rio Grande do Sul, por exemplo, a Secretaria da Fazenda (Sefaz RS) determinou que todos os estabelecimentos comerciais devem se adequar ao TEF, de forma escalonada, com base no faturamento anual da empresa em 2022.
Veja os prazos definidos pela Instrução Normativa 037/2023:
- Desde 01/04/2023: obrigatoriedade para supermercados, hipermercados e minimercados com faturamento acima de R$ 1,8
- milhão.
- Desde 01/07/2023: para empresas com faturamento acima de R$ 720 mil.
- Desde 01/10/2023: para empresas com faturamento acima de R$ 360 mil.
- Desde 01/01/2024: a regra passa a valer para todos os demais estabelecimentos, independentemente do faturamento ou setor.
Nesse caso, é importante verificar o que diz a legislação da Sefaz do seu estado.
Como o TEF funciona dentro de um ERP?
Uma vantagem específica do TEF é que ele pode se conectar diretamente ao seu sistema de gestão.
Para que você entenda melhor, funciona assim:
- No Ponto de Venda, você realiza uma venda pelo ERP;
- O sistema envia a solicitação de pagamento ao pinpad;
- O cliente digita a senha e confirma o pagamento;
- O ERP recebe automaticamente a resposta da operadora (aprovado ou não);
- Em caso de sucesso, o valor entra direto no contas a receber.
- A conciliação financeira pode ser feita automaticamente no ERP, sem planilhas manuais.
Com isso, essa integração evita retrabalho, elimina erros e agiliza todo o processo da venda ao financeiro.
Tipos de TEF disponíveis
Existem três tipos de sistema TEF no mercado. No caso de integração com ERP, o mais comum é o TEF IP.
Confira, abaixo, as principais funcionalidades de cada uma delas:
| Tipo de TEF | Como funciona | Características… |
|---|---|---|
| Discado | Usa linha telefônica (modem) | Tem pouca movimentação e baixo volume de vendas |
| Dedicado | Usa uma linha exclusiva de comunicação | Opção mais segura e rápida que o modelo discado |
| IP (VPN) | Conecta via internet com segurança (protocolo IP) | Modelo mais usado atualmente, por ser mais rápida e simples de instalar e manter |
A transferência eletrônica de fundos no modelo IP é o mais usada hoje por micro e pequenas empresas, pois tem bom desempenho e custo acessível, além de funcionar com conexão à internet convencional.
Por que é importante integrar o TEF ao seu ERP?
Integrar o sistema TEF ao seu software de gestão traz várias vantagens, especialmente para quem busca agilidade, controle financeiro e menos burocracia para negócios no dia a dia.
Listamos os principais motivos para você entender melhor:
1. Tudo no mesmo sistema
Você não precisa abrir várias telas, usar maquininhas separadas ou anotar dados de cartão manualmente. A operação de venda e pagamento acontece toda no ERP.
2. Registro automático no financeiro
Ao aprovar uma transação no pinpad, o valor entra direto no contas a receber do seu ERP. Isso reduz erros, evita esquecimentos e garante mais controle sobre o fluxo de caixa.
3. Redução de erros manuais
Sem integração, é comum digitar valores errados na maquininha ou esquecer de registrar uma venda nas ferramentas. Com o TEF integrado, esse serviço é feito automaticamente com tecnologia.
4. Conciliação financeira facilitada
Seu ERP pode conciliar automaticamente as vendas recebidas com os extratos das maquininhas adquirentes. Isso é uma excelente maneira de evitar divergências na suas suas operações e, ainda, te ajuda a economizar tempo conferindo cada nota fiscal por vez.
5. Mais segurança para o seu negócio
O TEF segue protocolos rigorosos de segurança (como PCI DSS), e o fato de não precisar digitar dados de cartão manualmente reduz riscos de fraude para qualquer estabelecimento comercial e clientes.
Caso prático: como o TEF pode ajudar no dia a dia
Imagine uma loja de autopeças que faz 20 vendas por dia. Sem TEF integrado, o operador precisa registrar manualmente a venda no sistema, depois digitar o valor na máquina de cartão, esperar o cliente prealizar os pagamentos eletrônicos, e só depois anotar o comprovante.
Já em um cenário onde o TEF é integrado ao ERP, esse fluxo diminui consideravelmente:
- O operador registra a venda normalmente;
- O valor vai automaticamente para o pinpad, sem necessidade de ações manuais;
- O cliente paga;
- A venda é registrada no financeiro e no estoque;
- O gestor tem relatórios precisos de vendas e recebimentos.
Como resultado, você tem mais agilidade, menos possibilidades de erros e mais controle.
O que considerar ao contratar um TEF para seu ERP?
Antes de adotar o TEF, analise:
- Se o seu ERP é compatível com TEF integrado;
- Quais adquirentes de cartão serão usadas;
- Quantos pinpads serão necessários para sua operação;
- Se as soluções oferece suporte técnico e homologação;
- Informações de custo-benefício: como mensalidade, taxa por transação, facilidade de uso e suporte.
Se você já usa o ERPsoft, nosso sistema já possui módulo de integração com o TEF, totalmente pensado para microempresários que querem:
- Automatizar processos;
- Centralize tudo em um só lugar: vendas, pagamentos, notas fiscais e financeiro.
- Reduzir retrabalho;
- Ter controle total da operação, desde a venda ao recebimento.
E se você alinda não é nosso cliente, mas usa um ERP que não oferece o TEF, é bom ficar atento! Afinal, essa tecnologia de transferência eletrônica de fundos é uma peça-chave para automatizar e profissionalizar a gestão financeira para qualquer negócio.
Com o ERP da ERPsoft, você tem essa integração de forma simples, eficiente e com excelente custo-benefício.
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