Se você é dono(a) de um pequeno negócio, seja uma oficina, um mini mercado, uma loja de autopeças ou qualquer outro tipo de comércio ou serviço, provavelmente faz muita coisa só, como cuidar do estoque, folha de pagamento, das vendas, do caixa e ainda precisa lidar com fornecedores.
No meio de tanta correria, é comum deixar passar detalhes que podem colocar a empresa em risco com o fisco.
Pensando nisso, criamos um checklist fiscal prático para você identificar se está fazendo o básico na sua empresa do jeito certo ou se está se arriscando sem saber. Confira!
Confira o checklist fiscal completo para sua empresa
1. Você tem clareza sobre quais documentos fiscais precisa emitir?
Nem todo empresário pequeno tem essa resposta na ponta da língua. Mas deveria. Quem vende produtos, por exemplo, precisa emitir Notas Fiscais ou Nota Fiscal do Consumidor.
Já quem presta serviço, como mecânicos ou eletricistas, muitas vezes precisa da Nota Fiscal de Serviço. O tipo de documento muda conforme a atividade e o município.
Por isso, emitir a nota errada (ou não emitir) pode gerar multas, bloqueio do CNPJ e até problemas com a Receita.
2. Seu sistema (ou planilha) emite as notas corretamente?
Muita gente ainda depende do contador para emitir todas as notas, ou usa sistemas complicados que travam, dão erro ou não atendem às exigências da Receita.
Em outros casos, o empresário tenta controlar tudo no papel ou em planilhas, o que funciona até o primeiro erro ou fiscalização.
3. Você entende ou confere CFOP, CST, CSOSN nas notas?
Esses códigos assustam mesmo, e muita gente ignora. Mas eles definem como o fisco vai interpretar a operação: se é venda, transferência, devolução, se tem isenção de imposto, se gera crédito, etc.
Mas, é importante ficar atento! Usar o código errado pode significar pagar imposto a mais (ou a menos, o que é ainda pior, pois pode gerar autuação).
4. Suas notas são armazenadas corretamente?
Por lei, sua empresa é obrigada a guardar os arquivos XML das notas por 5 anos. Isso vale para NF-e, NFC-e e NFS-e. Muita gente guarda só o PDF, mas ele não tem validade jurídica.
Por que isso importa?
Em uma fiscalização, se você não tiver o XML armazenado, pode ser multado. Por isso, ter um sistema que guarda isso automaticamente evita mais uma preocupação.
5. Você separa as finanças pessoais das da empresa?
Misturar contas da empresa com contas de casa é um dos erros mais comuns entre micro e pequenos empresários.
O problema é que isso atrapalha o controle financeiro e pode gerar confusão na hora de declarar impostos ou prestar contas ao contador.
Dessa forma, se a Receita entender que há omissão de receitas, você pode cair na malha fina. Além disso, sem essa separação, fica difícil saber se o negócio está dando lucro ou prejuízo.
6. O regime tributário da sua empresa está atualizado?
Você sabe se está no Simples Nacional? Lucro presumido? Lucro real? Ou se o seu faturamento continua dentro do limite?
Essas são perguntas importantes que muitos empresários deixam para o contador resolver, mas que precisam ser acompanhadas, conforme pede a legislação tributária.
Afinal, se você estiver no regime errado, pode pagar imposto demais ou deixar de recolher o que deveria. Ambos os casos geram prejuízos e até mesmo carga tributária.
7. Você controla o estoque e o caixa com precisão?
Quando o estoque não está atualizado, é fácil emitir nota com erro, vendendo um produto que você não tem ou registrando valores errados.
O mesmo vale para o caixa: se você não acompanha entradas e saídas, pode perder o controle financeiro do negócio.
Realizar vendas sem produto no estoque ou sem registro correto de valores pode ser considerada fraude ou má gestão. Isso afeta tanto a parte fiscal quanto a saúde financeira da empresa.
Se você respondeu não para várias dessas perguntas, sua empresa está sim se arriscando sem perceber!
O mais importante agora é tomar atitudes simples que resolvam o problema antes que ele vire uma dor de cabeça. Não sabe como? No próximo tópico, separamos uma super dica estratégica para otimizar suas obrigações fiscais.
Como otimizar a gestão empresarial da minha empresa?
Você não precisa dominar a legislação de órgãos fiscais ou depender exclusivamente do contador para manter sua empresa em conformidade.
O que sua operação precisa é de um sistema prático e confiável, que te possibilite:
- Emitir notas fiscais corretamente e com agilidade;
- Organizar o controle de estoque e fluxo de caixa de forma integrada;
- Armazenar os arquivos XML de forma segura e automática;
- Facilitar o envio de informações para o contador;
- Oferecer suporte rápido e acessível.
Nesse sentido, o ERPsoft foi desenvolvido justamente para isso: simplificar o planejamento fiscal e tributário das empresas, com foco em economia de tempo, segurança e facilidade para cumprir as obrigações no dia a dia.
Se você busca mais controle e menos riscos com o fisco, fale com a nossa equipe e conheça como o nosso ERP pode transformar o sucesso do seu negócio.
