Uma ordem de compra (OC) é um documento formal utilizado por empresas para autorizar a aquisição de bens ou serviços de fornecedores.
Por isso, ela é essencial para o controle financeiro e operacional como um todo, uma vez que garante que todas as compras sejam realizadas de forma organizada e transparente.
Neste artigo, você vai entender tudo sobre esse tema. Confira os próximos tópicos.
O que é ordem de compra?
A ordem de compra é um documento que detalha informações fundamentais sobre a aquisição de mercadorias em uma empresa, tais como:
- Número da ordem de compra: um código único para controle interno.
- Dados do comprador e do fornecedor: nome da empresa, CNPJ, endereço, telefone de contato e responsáveis pela transação.
- Descrição dos produtos ou serviços: detalhamento do que está sendo adquirido, incluindo códigos de produto, especificações técnicas e unidades de medida.
- Quantidade: volume exato dos itens ou serviços requisitados.
- Preço unitário e total: valor individual de cada item e o custo total da aquisição.
- Condições de pagamento: formas de pagamento aceitas, como à vista, a prazo, via boleto bancário, cartão de crédito ou transferência.
- Prazos de entrega: data prevista para entrega dos produtos ou execução dos serviços.
- Termos e condições gerais: cláusulas relacionadas a garantias, políticas de devolução, multas por atraso e responsabilidades legais.
Por isso, esse documento serve como um contrato entre a empresa compradora e o fornecedor, estabelecendo todas as responsabilidades de ambas as partes.
Como fazer uma ordem de compras?
Além de facilitar o controle interno, a ordem de compra ajuda a evitar erros, atrasos e mal-entendidos durante o processo de compra. Veja abaixo um passo a passo simples e eficiente para elaborar uma:
1. Identifique a necessidade de compra
Verifique o estoque ou a demanda interna para saber o que precisa ser comprado.
Para isso, consulte o setor responsável (como o financeiro ou o de estoque) para aprovar a necessidade.
2. Selecione o fornecedor
Escolha um fornecedor confiável, com base em critérios como preço, qualidade, prazos de entrega e condições de pagamento. Caso seja necessário, solicite cotações de diferentes fornecedores antes de decidir.
3. Preencha as informações da ordem de compra
A OC deve conter informações detalhadas para evitar erros ou mal-entendidos.
4. Aprovação interna
Submeta a ordem de compra para aprovação da equipe financeira ou da diretoria, dependendo da política da empresa.
5. Envie a ordem de compra para o fornecedor
Envie o documento por e-mail ou outro meio formal. Logo após, confirme o recebimento e peça a confirmação do pedido.
6. Acompanhe o pedido
Monitore o prazo de entrega e mantenha contato com o fornecedor para garantir que tudo está conforme o combinado. Para isso, verifique o recebimento dos produtos/serviços e se correspondem ao que foi solicitado na ordem de compra.
7. Registro e arquivamento
Após o recebimento e conferência, registre a OC como concluída no seu sistema de controle interno. Para isso, mantenha o documento arquivado para futuras consultas ou auditorias.
Se você estiver usando um sistema ERP, como o ERPSoft, o processo é ainda mais simples, pois o software integra todas essas etapas, desde a criação da ordem até o controle de estoque e financeiro.
Qual a diferença entre pedido e ordem de compra?
A principal diferença entre pedido de compra e ordem de compra está no momento e na formalidade do processo.
O pedido de compra é a solicitação interna feita por um departamento da empresa (como o estoque ou produção) para adquirir determinados produtos ou serviços, geralmente com a aprovação da área financeira.
Já a ordem de compra é o documento formal que a empresa emite ao fornecedor após o pedido ser aprovado, detalhando as condições negociadas, como quantidade, preço, prazo de entrega e forma de pagamento.
Enquanto o pedido de compra é um passo interno no processo de aquisição, a ordem de compra representa o compromisso oficial entre a empresa e o fornecedor.
Quais os benefícios de contar com um ERP para gerar ordens de coleta?
Utilizar um ERP para gerar ordens de coleta pode oferecer diversos benefícios para otimizar o processo logístico e aumentar a eficiência operacional da sua empresa.
Abaixo, separamos alguns motivos para você adquirir um:
1. Automatização de processos
O ERP automatiza a geração das ordens de coleta, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e minimizando erros humanos. Além disso, a integração com outros módulos (estoque, vendas, transporte) garante que as informações estejam sempre atualizadas.
2. Visibilidade e controle em tempo real
Permite acompanhar o status de cada coleta em tempo real, facilitando o monitoramento de prazos e o rastreamento de mercadorias. Também oferece dashboards e relatórios que ajudam na tomada de decisões estratégicas.
3. Redução de erros e retrabalho
Com dados centralizados e automatizados, diminui-se o risco de informações incorretas nas ordens de coleta, como endereços errados ou volumes incorretos. Isso resulta em menos devoluções e retrabalhos, economizando tempo e recursos.
4. Melhor comunicação com a equipe e clientes
O ERP facilita a comunicação entre os setores da empresa (vendas, logística, financeiro) e com os clientes, garantindo que todos estejam alinhados quanto às coletas.
5. Integração com transportadoras e fornecedores
Muitos ERPs permitem integração direta com transportadoras, facilitando o agendamento de coletas e o acompanhamento de entregas. Essa integração agiliza o fluxo logístico e melhora o relacionamento com parceiros.
6. Otimização da logística e redução de custos
Com a gestão eficiente das coletas, é possível planejar rotas mais econômicas e otimizar o uso de recursos, reduzindo custos operacionais.
7. Conformidade e segurança
O ERP garante que todas as ordens de coleta estejam de acordo com as normas e políticas da empresa, além de manter um registro seguro de todas as transações.
8. Escalabilidade
À medida que a empresa cresce, o ERP acompanha o aumento da demanda sem comprometer a eficiência.
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Nosso software oferece controle total de estoques, permitindo o acompanhamento em tempo real de entradas, saídas e níveis mínimos, garantindo que você nunca fique sem os produtos essenciais.
Além disso, o ERPsoft ajuda no controle preciso do custo de produto, oferecendo relatórios detalhados que facilitam a análise de margens e lucratividade.
Outro ponto importante é a funcionalidade de ordem de compra , que simplifica o processo de aquisição, desde a solicitação até o recebimento dos produtos, enquanto a gestão de notas fiscais de entrada garante o registro correto e automático das mercadorias no estoque.
Para completar, o cálculo de necessidade de compra auxilia na reposição eficiente dos estoques, analisando o consumo e a demanda para evitar excessos ou faltas.
Assim, sua gestão de suprimentos fica mais ágil, precisa e integrada, permitindo que você foque no crescimento do seu negócio.
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